Privacyverklaring

Privacyverklaring volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Zwemvereniging Deurnese Watervrienden hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze leden.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Zwemvereniging Deurnese Watervrienden houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  • persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.
Bestuur Zwemvereniging Deurnese Watervrienden
bestuur@deurnesewatervrienden.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Zwemvereniging Deurnese Watervrienden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
  • Inschrijven in de ledenadministratie
  • Innen via automatische incasso van contributie
  • Aanwezigheidsregistratie en vorderingen van lessen en trainingen
  • Eventuele deelname aan clubactiviteiten
  • Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen via e-mail
  • Het plaatsen van behaalde diploma’s, verslagen en beeldmateriaal van verenigingsactiviteiten op onze eigen website, het Weekblad voor Deurne en in enkele gevallen de plaatselijke dagbladen
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u gebruiken:
  • Voor- en Achternaam
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Pasfoto (indien door het lid zelf toegevoegd)
  • E-mailadres(sen)
  • Telefoonnummer, mobielnummer
  • IBAN-nummer en tenaamstelling
  • Medische bijzonderheden waar onze lesgevers rekening mee moeten houden
  • Zwemniveau, groepsindeling en behaalde diploma's
Aanvullende informatie:
  • Wij gebruiken uw e-mailadres voor het organiseren van de administratieve processen omtrent alle zwemactiviteiten en  nieuwsbrieven.
  • Pasfoto's van (minderjarige) leden: Wij voegen de pasfoto's van onze leden toe aan hun persoonlijke lidmaatschap account. (enkel indien door het lid/ouder zelf toegevoegd) Het doel hiervan is om snel en eenvoudig leden te kunnen herkennen tijdens de zwemlessen en examens. De pasfoto's zijn in klein formaat zichtbaar in onze beoordelingsapplicatie die we tijdens de zwemlessen gebruiken en in de eigen Watervrienden App op de smartphone.
  • Voor de juiste verwerking van gegevens betreffende de aanwezigheid en de vorderingen van onze zwemmers maken wij gebruik van de functies van Club Assistent met behulp van Tablets
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij maken gebruik van Club Assistent voor de ledenadministratie en contributieverwerking, voor uitwisseling van gegevens met de Club Assistent maken wij gebruik van een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast hebben wij een overeenkomst betreffende uitwisseling van gegevens met de bonden en of partijen waarbij wij zijn aangesloten of mee samenwerken:
  • Nederlandse Culturele Sportbond (NCS); als overkoepelende sportbond.
  • Watervrienden Nederland (het onderdeel zwemmen van de NCS); tbv het wedstrijdzwemmen.
  • Gemeente Deurne; ter verkrijging van (jeugdsport)subsidie.
  • Stichting Leergeld; betaling contributie voor haar cliënten.
  • Reddinsgsbrigade Nederland; als overkoepelende sportbond/organisatie tbv onze reddingsbrigade.
  • Sportlink Services BV; De door Reddingsbrigade Nederland verplicht te gebruiken administratiesoftware voor leden van de reddingsbrigade.
  • Club-Assistent BV; Onze website alsmede onze ledenadministatratie-software worden verzorgd door Club-Assistent BV. Gegevens worden op de servers van Club-assistent opgeslagen. Ook onze vorderingenregistratie verloopt via de diensten van Club-Assistent BV.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Zwemvereniging Deurnese Watervrienden bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Daarna bewaren wij de noodzakelijke persoonsgegevens in het oud-ledenarchief (NAW-gegevens en e-mailadres).

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
  • Alle personen die namens Zwemvereniging Deurnese Watervrienden van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • De vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Club Assistent maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
Rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van u hebben. Tevens kan er bezwaar gemaakt worden tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook hebt u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Wanneer wij een verzoek ontvangen zullen wij dit binnen 30 dagen na binnenkomst verwerken.
U kan dit verzoek doen via de volgende link: www.deurnesewatervrienden.nl/avg.

Klachten of vragen
Als Zwemvereniging Deurnese Watervrienden zijn wij verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u een klacht of een vraag hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met het bestuur contact op te nemen. U hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
 
Terug naar boven